Mám na mysli tie najdôležitejšie – obchodné faktúry, dopravné dokumenty, poistné dokumenty a rôzne certifikáty. Pri každom kroku je potrebný dokument. Takže pri kúpnej zmluve – obchodná faktúra, z prepravnej zmluvy- nákladné listy, z poistnej zmluvy- poistka. Rozoberiem tú prvú faktúru.
Obchodná fatkúra
Jedná sa o účtovný dokument, pomocou ktorého predávajúci žiada od kupujúceho platbu v hodnote dodaného tovaru alebo poskytnutých služieb.
Faktúra musí obsahovať: Meno a adresu predávajúceho, dátum vystanovenia, číslo faktúry, meno a adresu kupujúceho, číslo objednávky, množstvo a opis tovaru, jednotkovú sumu, celkovú sumu, spôsob balenia, počet balíkov a ich označenie, podemienky dodávky a platby, podrobnosti o dodaní, dopravná cesta.
Takáto faktúra musí byť vystavená na meno toho, kto nám ju rozkázal vystaviť, musí mať zhodnú menu s oboma zúčastnenými, no nemusí byť podpísaná.
Na faktúru sa však neuvádzame doplnky ako napríklad vzorky a reklamné letáky.
Ak sa opisuje tovar, alebo obchodné služby, treba byť dôsledný, treba čo s najväčším detailom opísať presne produkt alebo službu a musí byť spomenuté všetko, nesmie sa zabudnúť na nič. Taktiež sa nemie zabudnúť spomenúť presná cena, akú za tovar alebo služby žiadame. Druhá strana následne musí takú istú sumu zaplatiť. Dôležité je napísať presnú hmotnosť tovaru a presný počet, aby bola faktúra platná. Prekročenie dodávky sa neakceptuje. Avšak predsa je tu tolerancia okolo 5 %.
Platná je len oficiálna faktúra, čiže nič také ako predbežná alebo proforma. Ak sa cena za tovar vo faktúre zmení, faktúra zostáva platná, iba ak obe strany odsúhlasia, že so zmenenou cenou súhlasia a akceptujú dohodu a zmenu. V prípade dohody takisto nemusí byť uvedený ani dátum. Ak požadovateľ napíše presne o aký tovar alebo služby žiada, poskytovateľ musí po dohode do faktúry spísať také isté množstvo a taký istý opis tovaru, aby neprišlo k nedorozumeniu a následnej neplatnosti.